¿QUIÉN REDACTA LOS ESCRITOS EN UNA EMPRESA?

Sabido es que no todas las empresas y organizaciones disponen formalmente de un departamento de comunicación institucional. Sin embargo, gerenciada o no, ella existe y es inocultable.

De esto se desprende que, inexorablemente, siempre existirá alguien que conciente o no de ello, estará encabezando una acción comunicativa (una llamada telefónica, una respuesta vía mail, etc.). Ahora bien, en esta oportunidad nos dedicaremos a pensar quién es el colaborador más apto para encargarse de las piezas escritas de comunicación en una empresa.

Posiblemente, en aquellas organizaciones sin una gestión comunicacional planificada, cada material escrito estará diseñado por un integrante del área que esté emitiendo ese mensaje. Así, cada sector tendrá su propio “comunicador” para aquellos momentos en los que necesitan informar, persuadir, pedir o contar.

Sin embargo, se corre el riesgo de perder identidad institucional puesto que cada representante funcional incorporará a su texto formas, estilos y mecanismos de escritura diferentes y eso, analizándolo holísticamente, repercute en la formación de un discurso único, factor clave para una reputación sostenida (imagen institucional).

La figura del redactor corporativo viene a dar respuesta a esta cuestión, convirtiéndose en el “unificador” y en el “guardián” de los modos de expresión que hacia fuera (o hacia adentro) la institución manifiesta.

Entonces, ¿Cuáles son las características básicas que este redactor deberá poseer?

Primero y principal: técnicas y herramientas de escritura. Esto se adquiere. No hay dones divinos que nos permitan escribir bien. Hay que estudiar, leer y practicar. Por otro lado, no tener errores ortográficos, algo que también se aprende y que día a día es más sencillo de solucionar gracias a las correcciones automáticas de las computadoras y a los diccionarios online que encontramos en Internet.

También es importante contar con algunos criterios de redacción: criterios de relevancia (saber discernir entre lo importante y lo secundario), criterios de precisión y concisión (olvidar el precepto de “más es mejor”), criterios de adecuación (amoldar el texto a la situación contextual y a las características de los receptores).

Finalmente, las tendencias profesionales y académicas de un redactor deberían apuntar a estudiantes o graduados en letras, relaciones públicas/institucionales o comunicación social. Esto no significa que alguien dedicado a otra profesión no pueda ocupar el lugar de escritor. De hecho, cualquiera que maneje las aptitudes anteriormente descriptas y tenga experiencia en el mundo corporativo estará listo para cumplir este papel.

Y si estás trabajando en una empresa que no dispone de redactores y consideras que cumplís con estos atributos, no esperes más. Acercate al directorio, elabora una propuesta, ofrece tu servicio y verás los resultados. Las empresas necesitan personas con iniciativa… ¡Hacé la diferencia!

LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN ESCRITA EN LAS INSTITUCIONES

Contratos, memorandos, informes anuales, descripción de puestos. Normas de convivencia, código de ética y plan de contingencias. Estos son algunos de los tantos documentos escritos que subyacen el mismísimo núcleo operativo de una empresa. No importa que tipo de organización sea, ni sus montos de facturación. Incluso tampoco importa si su fin es o no el lucro, si es local o multinacional, ni cuál sea su caudal de empleados y colaboradores. TODAS, absolutamente todas ellas se caracterizan por tener sus disposiciones y procedimientos más importantes expresados por escrito.

La declaración de una misión, por ejemplo, es lo que le da sentido y rumbo a una institución. Es aquello que, como entidad, la distingue, le da identidad, la define. La misión responde a  preguntas fundamentales como “¿Qué somos? ¿Quiénes somos? ¿A qué nos dedicamos? “.

Es imposible pensar que tamaña declaración pueda trascender, pueda fijarse en la mente de cada una de las generaciones que pasan año tras año por una organización, si no consta por escrito. Es difícil de creer que todos los empleados y miembros se acordarán en palabras textuales cuál es la misión de la institución para la cual trabajan. En tal caso, las autoridades deberían recordársela a diario, porque no hay manera de archivar palabras si no es por medio de la memoria (o de una grabación...)

La seguridad que brinda el soporte escrito es una de sus mayores ventajas respecto a la comunicación oral. Ayuda a recurrir a ella las veces que haga falta, para cualquier tipo de circunstancia que así lo disponga. Asimismo, tiene la capacidad de contener informaciones muy complejas, como es el caso de los contratos: nos pasaríamos horas explicando cada una de las menciones legales que en él se detallan. Por último, la tercera característica de los documentos escritos es su poder de ser utilizados en momentos y en lugares lejanos. Lo que se dice hoy posiblemente sea útil volverlo a decir en otro contexto y en otra ocasión. En tal caso, vamos a tener que repetirlo cuando eso suceda. Por el contrario, lo que se redacta hoy podrá ser archivado y utilizado en otra situación sin tener que volver a escribirlo.

La documentación escrita con la que cuenta una empresa es mucho más importante de lo que por lo general se cree. Describe, define, determina, anuncia y declara manifestaciones y contenidos fundamentales para la actividad diaria de una organización. Capta la voz de la empresa, su versión de las cosas y lo atesora en un papel imborrable.

Gestionar esos escritos, administrarlos prolijamente y chequear que estén redactados en tiempo y forma no sólo se convierte en una obligación del departamento de comunicación, sino que permite su fácil acceso, optimiza procesos y demuestra transparencia, profesionalismo y responsabilidad institucional: tres aspectos por demás esenciales para la imagen y la percepción que sus públicos más estratégicos tendrán sobre la organización.

Lic. Lucía Bodo

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Queremos darte la bienvenida a este espacio en donde pondremos foco en una temática que día a día atraviesa con mayor profundidad a la realidad cotidiana de las empresas: la gestión profesional de la comunicación escrita.

ELE-B es, justamente, un servicio independiente que se ocupa de esta cuestión y que actúa como optimizador de todo tipo de escrito que una organización precise confeccionar de manera exitosa y eficiente. 

En este blog compartiremos temas que, a nuestro entender, son centrales para la correcta escritura, la cual, no tenemos ninguna duda, influye de manera significativa en la imagen y por consiguiente, en los activos tangibles (rentabilidad) de las instituciones del Siglo XXI.

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Lic. Lucia Bodo
Fundadora | ELE-B Redacción Corporativa y Profesional