En esta
ocasión no nos enfocaremos en técnicas o normas de redacción de correos
electrónicos. Es que lo netamente importante no es tanto la forma sino el
fondo, es decir el contexto. Una vez que pongas en práctica cada uno de los siguientes
consejos, la manera de escribir el contenido saldrá sola.
LO QUE VALE ES LA INTENCIÓN
Considerar
qué función está cumpliendo el mail que estamos por enviar es fundamental. Es
que no podremos utilizar los mismos modos de redacción si el objetivo del
correo es informar una novedad, realizar un pedido o solicitud, agradecer,
invitar a un evento o presentarse.
Si la
intencionalidad del mensaje es informativa, tendremos que utilizar un
vocabulario serio pero original, que atrape al lector, y al mismo tiempo, mantenga
cierta objetividad.
Sin
embargo, si debemos pedir un favor o solicitar ayuda, es recomendable
personalizar el mensaje para aproximarnos más al receptor y conseguir así
persuadirlo de que nos diga que sí.
En tanto,
si el mail tiene por objetivo invitar a un evento o presentarnos ante una
empresa, tanto el vocabulario como las formas deberán ser determinantemente
formales, pero sin perder jamás la cordialidad.
DESTINATARIO, TE ESTOY MIRANDO!
Otro ítem
muy importante es tener en cuenta la cercanía y el nivel de confianza entablada
entre los interlocutores. Suele suceder que tenemos más confianza con nuestro
propio jefe que con cualquier otro compañero de trabajo. La teoría nos dirá que
respetemos las relaciones de dependencia y autoridad. Pero ¿por qué dirigirnos
formalmente por escrito a nuestro jefe, si en la vida cotidiana no lo hacemos?
Los límites de respeto están marcados siempre y bajo ninguna excepción hay que
sobrepasarlos, pero no quedan dudas que la efectividad del mensaje es
absolutamente mayor si podemos transmitir por escrito la misma claridad y
calidez que logramos en la oralidad.
Darse
cuenta de la relación que, como emisores, tenemos con el receptor, conocer la
importancia de éste último dentro de su rubro así como su profesión, determinar si incluiremos
más personas en copia y quiénes son ellos… Todas esas cuestiones también nos
ayudarán a preparar el e-mail correctamente.
SI…¿POR QUÉ ASUNTO ES?
El asunto,
la apertura y el cierre del e-mail son tres cuestiones, aunque poco tenidas en
cuenta, muy importantes.
Poner en
el asunto “consulta”, “invitación”, “novedades” no está mal pero podría estar
mejor. Un tip simple para intentar generar intriga en quien recibe el correo es
imaginarnos que estamos ante un mostrador pidiendo ver a una persona muy
exclusiva que sólo atiende visitas en casos muy particulares. Entonces,
pensamos que la asistente de esta gran figura nos pregunta “¿Por qué asunto es
que quiere verla?”. ¿Qué creen? Si le decimos “porque le quiero hacer una
consulta” ¿tendremos chances?.
¿Qué tal
entonces si buscamos romper la estructura, salirnos del lugar común? ¿Qué tal
si en vez de escribir la palabra “consulta” en el asunto de nuestro mail, nos
jugamos a escribir “cruzando la esquina, media cuadra”- suponiendo que la
consulta estuviera referida a concretar una cita en un reconocido bar cercano a
una esquina porteña, con un colega?
En cuanto
a la apertura del mensaje, debemos ser concretos e ir directo al motivo del
correo, sin demasiado preámbulo ni introducción, a menos que sea absolutamente
necesaria o que el receptor no nos conozca y debamos primero, presentarnos.
Finalmente,
respecto al cierre, es menester siempre concluir con una frase que transmita
que se ha llegado al final del correo (por ejemplo utilizando la palabra
“finalmente”, como acabo de hacer en este párrafo). Si se espera una respuesta,
también agregamos una frase que lo diga y por último, en todos los casos,
mandamos un cordial saludo.
Listo.
Esto es lo básico que hay que saber para ponernos a escribir un e-mail. Las
mejores palabras, el correcto vocabulario y la gramática también son
fundamentales, pero eso ya depende de las técnicas del escritor (y de cuánto
sepa utilizar el diccionario).
