Contratos,
memorandos, informes anuales, descripción de puestos. Normas de convivencia,
código de ética y plan de contingencias. Estos son
algunos de los tantos documentos escritos que subyacen el mismísimo núcleo
operativo de una empresa. No importa que tipo de organización sea, ni sus
montos de facturación. Incluso tampoco importa si su fin es o no el lucro, si
es local o multinacional, ni cuál sea su caudal de empleados y colaboradores. TODAS, absolutamente todas ellas se
caracterizan por tener sus disposiciones y procedimientos más importantes
expresados por escrito.
La
declaración de una misión, por ejemplo, es lo que le da sentido y rumbo a una
institución. Es aquello que, como entidad, la distingue, le da identidad, la
define. La misión responde a
preguntas fundamentales como “¿Qué somos? ¿Quiénes somos? ¿A qué nos
dedicamos? “.
Es
imposible pensar que tamaña declaración pueda trascender, pueda fijarse en la
mente de cada una de las generaciones que pasan año tras año por una
organización, si no consta por escrito. Es difícil de creer que todos los
empleados y miembros se acordarán en palabras textuales cuál es la misión de la
institución para la cual trabajan. En tal caso, las autoridades deberían
recordársela a diario, porque no hay manera de archivar palabras si no es por
medio de la memoria (o de una grabación...)
La seguridad que brinda el soporte
escrito es una de sus mayores ventajas respecto a la comunicación oral. Ayuda a
recurrir a ella las veces que haga falta, para cualquier tipo de circunstancia
que así lo disponga. Asimismo, tiene la capacidad de contener informaciones muy complejas, como es el caso de los
contratos: nos pasaríamos horas explicando cada una de las menciones legales
que en él se detallan. Por último, la tercera característica de los documentos
escritos es su poder de ser utilizados en momentos y en lugares lejanos. Lo que se dice hoy posiblemente
sea útil volverlo a decir en otro contexto y en otra ocasión. En tal caso,
vamos a tener que repetirlo cuando eso suceda. Por el contrario, lo que se
redacta hoy podrá ser archivado y utilizado en otra situación sin tener que
volver a escribirlo.
La
documentación escrita con la que cuenta una empresa es mucho más importante de
lo que por lo general se cree. Describe, define, determina, anuncia y declara
manifestaciones y contenidos fundamentales para la actividad diaria de una
organización. Capta la voz de la empresa, su versión de las cosas y lo atesora en
un papel imborrable.
Gestionar
esos escritos, administrarlos prolijamente y chequear que estén redactados en tiempo
y forma no sólo se convierte en una obligación del departamento de comunicación,
sino que permite su fácil acceso, optimiza procesos y demuestra transparencia,
profesionalismo y responsabilidad institucional: tres aspectos por demás
esenciales para la imagen y la percepción que sus públicos más estratégicos
tendrán sobre la organización.
Lic. Lucía Bodo
